メインコンテンツまでスキップ

画像から一括登録する

紙カルテや患者一覧をスキャンした画像から、複数の患者をまとめて登録できます。 導入時の移行作業を想定した機能です。

開きかた​

患者一覧の右上にある「OCR一括登録」を押すと、別のタブで一括登録の画面が開きます。

ログインする​

一括登録の画面は smart-clerk 本体とは別のログインが必要です。 ただし、アカウントは同じものを使います。

一括登録のログイン

多要素認証を使うクリニックでは、こちらでも認証コードの入力を求められます。

一括登録の多要素認証

認証アプリの登録はできません

この画面には認証アプリの登録機能がありません。まだ登録していない場合は、 先に smart-clerk 本体でログインして登録を済ませてください。

1. ファイルを選ぶ​

アップロード画面

形式上限
JPEG / PNG1枚あたり 10MB、10枚まで

ファイルをドラッグ＆ドロップするか、「ファイルを選択」から選びます。 画像は複数まとめて選べます。

読み取らせる患者一覧は、次のような表形式のものを想定しています。

患者一覧の例

選ぶと、アップロードするファイルが一覧に表示されます。

ファイル選択後

「登録開始」を押すと読み取りが始まり、履歴一覧の画面に切り替わります。

2. 読み取り結果を確認・編集する​

読み取りには少し時間がかかります。完了すると履歴のステータスが「抽出完了」に変わります。

履歴一覧

「確認」を押すと、読み取った内容が表示されます。

確認・編集画面

表示内容
総件数読み取れた人数
登録可そのまま登録できる件数
未確認確認が必要な件数
エラー読み取りに失敗した件数

表の各行は直接編集できます。誤りがあればこの画面で直してください。

必ず内容をご確認ください

読み取りは自動で行われるため、誤りが含まれることがあります。 特に氏名の漢字、生年月日、電話番号はご確認をお願いします。

生年月日の表記​

和暦・西暦のどちらでも読み取れます。元号は正式表記のほか、略記にも対応しています。

表記の例
昭和43年5月12日
昭43年5月12日
S43年5月12日
昭和43.05.12
S43/5/12
1968年5月12日

令和元年のような「元年」の表記も読み取れます。

現実的でない生年月日はエラーになります

130 年より前や、未来の日付は誤読とみなしてエラー扱いになります。 該当する行はこの画面で直してください。

重複が見つかったとき​

「重複」列には、すでに登録されている患者と一致した場合に印が付きます。 判定はカルテ番号で行います。

重複した行は、どうするかを選ぶまで登録できません。次のいずれかを選んでください。

選択動作
上書きすでに登録されている患者の情報を、読み取った内容で更新します
スキップその行を登録しません。既存の患者はそのまま残ります
上書きは既存の内容を置き換えます

同じカルテ番号の別人だった場合、既存の患者情報が読み取った内容で上書きされます。 上書きを選ぶ前に、本当に同一人物かをご確認ください。

3. 一括登録する​

内容を確認したら「一括登録」を押します。登録が終わると履歴一覧に戻ります。

登録結果は、登録できた件数・スキップした件数・失敗した件数として表示されます。 登録された患者は、smart-clerk 本体の患者一覧に表示されます。

「一括登録」が押せないとき​

未解決の行が 1 つでもあると押せません。 ボタンの近くに理由が表示されます。

表示対処
入力エラーが N 件あります。修正してくださいエラーの行を画面上で直します
重複患者のアクションを選択してください重複した行の「上書き」か「スキップ」を選びます
登録できる行がありません登録できる行が 1 件もありません。読み取り直してください

エラーは表示中のページだけでなくバッチ全体で数えます。画面に見えている 行がすべて正常でも、次のページにエラーが残っていると押せません。

履歴から続きの作業をする​

履歴一覧の行をダブルクリックすると、その内容が開きます。 開く先はバッチの状態によって変わります。

バッチの状態開く画面できること
抽出完了・失敗確認・編集画面編集・登録・再試行
読み取り中・スキャン中詳細画面進捗・総件数・エラー内容の確認

読み取り中の行を確認画面で開いても抽出結果がまだ無いため、詳細画面が開きます。

読み取りに失敗したとき​

履歴のステータスが「失敗」になった場合、「再試行」から選び直せます。

よくある原因は次のとおりです。

原因対処
画像が不鮮明解像度を上げて取り直してください
表の形式が読み取りにくい罫線のある表形式で、傾かないように取り直してください
ファイルが大きすぎる上限内に収めてください

登録した患者はクリニックごとに分かれます​

一括登録した患者は、ログインしたご自身のクリニックにのみ登録されます。 他のクリニックのデータと混ざることはありません。